KOMUNIKASI

Pendahuluan

Sebagai bakal guru sekolah rendah, seorang guru itu perlu menjana keupayaan diri anda supaya cekap berkomunikasi secara lisan dan bertulis dalam bahasa kebangsaan, iaitu bahasa Melayu. Khususnya sebagai sarana (alat) komunikasi bahasa yang akan digunakan dalam wacana bertulis hendaklah gramatis, mengikut format/organisasi, laras, gaya bahasa, dan peraturan sosial serta budaya bahasa Melayu itu sendiri.

Kesopanan dan kehalusan dalam menggunakan bahasa ketika berkomunikasi sama ada melalui lisan atau tulisan menjadi tunjang utama sebagai pendidik dalam menyampaikan ilmu di sekolah.

Kecekapan guru dalam bahasa amatlah diharapkan bagi merealisasikan dan mencapai matlamat pendidikan negara selaras dengan saranan kerajaan. Maka perlulah guru bahasa itu mengetahui teori-teori asas bahasa melayu KBSR bagi memperkemaskan lagi teknik P&P.


1.0 KOMUNIKASI

1.1 DEFINISI

Komunikasi ialah satu proses perpindahan maklumat, perasaan, idea dan fikiran seseorang individu kepada individu atau sekumpulan individu yang lain.

1.2 JENIS-JENIS KOMUNIKASI

Terbahagi 2, iaitu ;

a. Verbal (lisan)

b. Non Verbal (bukan lisan)

1.3 KATEGORI KOMUNIKASI

a. Interpersonal

Proses komunikasi antara individu (lebih daripada seorang individu)

b. Intrapersonal

Kontemplasi, intuitif, pemikiran (taakulan), meditasi (bercakap dengan diri sendiri)

c. Massa

Sebaran am




1.4 KANDUNGAN KOMUNIKASI

Proses komunikasi mempunyai ;

a. Penyampai
b. Mesej
c. Saluran
d. Penerima
e. Maklumbalas


1.5 ARAH KOMUNIKASI

a. Komunikasi Sehala
Maklumat tidak memerlukan reaksi dari penerima (arahan).
contoh: pengucapan awam, menonton dan ceramah.

b. Komunikasi Dua Hala
Maklumat penyampai memerlukan reaksi dari penerima (arahan).
contoh : majlis dialog, pidato dan debat.

c. Komunikasi Menegak
Dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
contoh : komunikasi dalam keluarga, anak buah dengan boss.

d. Komunikasi Mendatar
Sesama rakan sejawat.

e. Grapevine
Tidak formal, rahsia/khabar angin.
contoh : gossip



1.6 ASAS KOMUNIKASI

a. Kepercayaan
b. Ketulenan/kepura-puraan
c. Kesediaan/keterbukaan
d. Mendengar

1.7 KAEDAH KOMUNIKASI BERKESAN

a. maklumat yang disampaikan perlu jelas dan tepat
b. menggunakan bahasa yang mudah difahami dan terang maksudnya
c. menggunakan alat bantu sekiranya perlu
d. memastikan maklumat disampaikan sesuai pada keadaan dan waktu
e. memastikan kedua-dua pihak bersedia untuk memberi dan menerima maklumat

1.8 HALANGAN DALAM KOMUNIKASI

a. Maklumat tidak mencukupi atau berlebihan
b. Perkataan yang mempunyai banyak makna
c. Kurang minat
d. Prasangka
e. Sekatan emosi
f. Penyampaian kurang menarik
g. Memikirkan sesuatu yang lain
h. Persekitaran yang tidak sesuai
i. Tiada peluang untuk mendapatkan penjelasan
j. Wujudnya pelbagai gangguan





2.0 FORMAT DAN PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

2.1. TAKRIF SURAT

Kamus Dewan mentakrifkan surat sebagai kertas atau segala sesuatu yang bertulis. Dan, surat kiriman pula ialah kertas yang mengandungi khabar, maklumat, dan seumpamanya, yang ditulis oleh sesuatu pihak untuk disampaikan secara berkirim kepada pihak yang lain. Yang penting pada surat kiriman ialah Pengirim, Penerima dan Kandungan Surat.

2.2. PENGERTIAN SURAT RASMI

Surat Rasmi ialah surat yang ditulis dalam urusan rasmi. Yang dimaksudkan dengan urusan rasmi pula, segala urusan yang berhubung dengan jabatan seperti permohonan, pemberitahuan, arahan dan notis, dan lain-lain. Yang dimaksudkan dengan pejabat, termasuklah jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, syarikat swasta dan perniagaan, institusi pendidikan dan lain-lain.

2.3. BENTUK DAN FORMAT SURAT RASMI

Surat rasmi disusun mengikut bentuk dan format yang khusus mengikut ketetapan jabatan, badan, institusi, sebagai gaya khusus jabatan, badan, institusi yang berkenaan.

2.4. UNSUR SURAT RASMI

Pada surat rasmi terdapat tiga unsur utama dan beberapa unsur samping:

2.4.1 Maklumat Pengirim

Maklumat yang terkandung pada kepala surat ialah nama jabatan, alamat lengkap jabatan/syarikat, nombor telefon/teleks/faksmile (mana-mana yang berkaitan), maklumat surat (rujukan pengirim/penerima) dan tarikh surat.

2.4.1.1 Kepala Surat

Format kepala surat pelbagai, direka bentuk sesuai untuk mencerminkan keperibadian jabatan. Kepala surat dimuat juga logo atau lambang jabatan.

2.4.1.2 Alamat Pengirim

Alamat pengirim biasanya termuat dalam kepala surat. Kepala surat direka bentuk sebegitu rupa supaya dapat memuatkan semua maklumat berkaitan.

2.4.1.3 Rujukan Surat

Pada bahagian kepala surat, dimuatkan beberapa rujukan surat. Biasanya, ada dua rujukan: rujukan penerima (jika ada dan untuk surat jawapan) dan rujukan pengirim.

Tujuan memuatkan maklumat ini adalah bagi memudahkan rujukan, baik kepada pihak pengirim mahupun kepada pihak penerima.

Rujukan surat biasanya pada bahagian kanan surat, sama ada sebahagian daripada kepala surat, mahupun pada bahagian bawah kepala surat. Biasanya, rujukan penerima (jika ada) di atas dan rujukan pengirim di bawahnya.
Bagi surat yang tidak menggunakan kertas surat berkepala, rujukan biasanya dicatatkan pada bahagian atas surat sebelah kanan.

2.4.1.4 Tarikh Surat

Tarikh surat, baik daripada pejabat mahupun daripada individu, mestilah dicatat pada surat. Biasanya, tarikh dicatatkan di bawah rujukan surat, pada bahagian kanan surat. Ada banyak cara menulis tarikh. Yang lazim digunakan:

28 Mac 1995
28 hb. Mac 1995
Gaya Dewan: 28 Mac 1995
26 Syawal 1415

2.4.1.5 Maklumat Tambahan

Selain maklumat di atas, surat rasmi biasa juga ditulis mengikut keadaan tertentu. Misalnya, ada surat yang ditandai “segera”, “hantar tangan”, “sulit” atau “rahsia” dan seumpamanya. Bagi surat-surat khusus ini, lazimnya dinyatakan pada bahagian maklumat pengirim, di bawah kepala surat.

2.4.2 Maklumat Penerima

Maklumat penerima mengandungi nama dan/atau gelar jawatan penerima surat, diikuti alamat lengkapnya. Sebagai amalan lazim, surat rasmi dikirim kepada ketua eksekutif (mengikut gelar rasmi institusi). Di samping gelar jawatan rasmi, gelar anugerah penerima juga hendaklah diikut sertakan. Jika diketahui pengendali surat, maka masukkan maklumat tersebut pada bahagian bawah alamat penerima, iaitu dengan mencatatkan nama penerima atau gelar rasminya (gelar jawatan), melainkan harus melalui saluran tertentu. Jika demikian halnya, maklumat tersebut hendaklah dinyatakan dengan
mencatatkan; Melalui: diikuti nama dan alamat lengkap saluran berkaitan yang boleh lebih daripada satu. Jika saluran itu lebih daripada satu, kita hendaklah menyenaraikan penama-penama yang harus dilalui. Ada dua cara menyusun senarai laluan ini: pertama, mengikut hierarki pangkat dan kedua, mengikut susunan penerima.

2.4.3 Kandungan Surat

Bahagian kandungan surat memuat tiga unsur: tajuk, kandungan surat dan penutup.

2.4.3.1 Sebelum Kandungan

Sebelum kandungan sebenar surat ialah kata sapaan. Biasanya, kata sapaan dicatatkan langkau dua baris di bawah baris akhir alamat penerima dan, dilangkau dua baris pula sebelum menurunkan tajuk surat.

2.4.3.2 Tajuk Surat

Surat rasmi seharusnya mempunyai tajuk surat. Tajuk surat ditulis mendahului kandungan surat, dan mengikuti rujukan hormat penerima. Tajuk surat mencerminkan isi kandungan surat; ringkas dan padat.
Tajuk tidak perlu diakhiri dengan noktah. Tajuk surat digarisbawahi dan boleh dalam huruf besar atau huruf besar/kecil. Dalam perkembangan moden, (menggunakan komputer) tajuk biasa juga dicetak hitam.

2.4.3.3 Kandungan Surat

Kandungan surat ialah maklumat, berita dan segala sesuatu yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima. Kandungan dapat disusun dalam beberapa perenggan,
mengikut kesesuaian. Penyampaiannya harus jelas dan memuat hanya maklumat penting yang berkaitan.

Lazimnya, perenggan-perenggan kandungan dinombori bagi memudahkan rujukan. Bagaimanapun, secara konvensinya perenggan pertama dan terakhir tidak dinombori.

2.4.3.3.1 Subperenggan

Ada kalanya maklumat yang termuat dalam perenggan perlu dipecah-pecahkan ke dalam subperenggan. Subperenggan boleh dipecah-pecahkan dengan memberinya nombor pecahan. Misalnya, 2.1, 2.2, 2.3 dan seterusnya untuk perenggan dua, dan 3.1, 3.2, 3.3 dan seterusnya untuk perenggan tiga. Bagaimanapun, jika sistem ini tidak mahu diikuti, maka kita boleh memisahkan perenggan menggunakan sistem penomboran yang lain, misalnya, menggunakan nombor roman, i, ii, iii dan seterusnya sama ada roman besar mahupun roman kecil, atau kita boleh menggunakan abjad a, b, c dan seterusnya.

2.4.3.4 Penutup Surat

Surat rasmi lazimnya ditutup dengan memasukkan maklumat berkaitan dengan arahan, syarat dan seumpamanya. Lazimnya, surat-surat rasmi daripada jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi dan seumpamanya diakhiri dengan ungkapan-ungkapan tertentu seperti:

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA, CINTAILAH BAHASA KITA, dan seumpamanya.

2.4.4 Hujung Surat

Bahagian ini memuatkan maklumat tentang pengirim, iaitu tandatangan pengirim, nama dan gelaran (jawatan) rasmi pengirim. Di samping itu, hujung surat juga memuat maklumat tambahan, jika perlu.

2.4.4.1 Sebelum Tandatangan

Lazimnya, di bawah ungkapan rasmi diturunkan ungkapan hormat penanda tangan seperti Yang benar, Salam Hormat, Saya yang menurut perintah dan lain-lain lagi.

2.4.4.2 Tandatangan dan Nama Pengirim

Biasanya, dalam jabatan kerajaan, badan berkanun, syarikat swasta, institusi kewangan dan seumpamanya, surat ditandatangani atas nama ketua eksekutif.

Bagaimanapun, tidak semua surat ditandatangani oleh ketua eksekutif. Ada pegawai-pegawai tertentu yang dibenarkan menandatangani surat, mengikut kepentingan dan hierarki, dan sebagainya.

Penama yang mendapat kebenaran menandatangani surat mencatatkan namanya pada bahagian bawah tandatangannya. Di bawah namanya, diturunkan gelaran (jawatan rasminya diikuti dengan kependekan b.p. (bagi pihak) dan jawatan rasmi ketua eksekutif jabatan tersebut.

2.5. SUASANA SURAT RASMI

Suasana yang dibawa oleh surat rasmi adalah formal atau tak bersahaja. Untuk itu terbina satu gaya atau laras bahasa yang tersendiri. Ada beberapa gaya dan laras bahasa bagi mengungkapkan sesuatu secara khusus untuk menyatakan sesuatu maksud. Oleh hal yang demikian, terbina peraturan khusus untuk beberapa aspek bahasa seperti penggunaan ganti nama diri, penanda tertentu dan sebagainya.

2.5.1 Penggunaan Ganti Nama Diri

Kata ganti diri atau ganti nama ada banyak, tetapi dalam surat rasmi, kita menggunakan beberapa antaranya sahaja.

2.5.1.1 Kata Ganti Diri Pertama

Kata ganti diri orang pertama yang sesuai digunakan dalam surat rasmi ialah saya untuk tunggal dan kami untuk jamak. Bagaimanapun, jika surat ditujukan kepada raja pemerintah seperti D.Y.M.M. Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong, Sultan, dan sebagainya digunakan nama orang pertama yang sesuai, iaitu patik. Akan tetapi, bagi orang bergelar raja, tetapi bukan pemerintah negeri, digunakan ganti nama orang pertama biasa: saya, kami dan lain-lain yang sesuai dengan jawatannya.

2.5.1.2 Kata Ganti Diri Ketiga

Kata ganti diri kedua yang sesuai untuk surat rasmi ialah tuan dan puan, menurut kesesuaian. Untuk ini, kita tidak membezakan wanita berkahwin dengan wanita bujang; kedua-duanya dirujuk dengan ganti nama kedua puan.
Bagaimanapun, jika penerima surat orang bergelar, maka lebih wajar jika kita menggunakan gelarannya sebagai ganti nama orang kedua.

Berhubung dengan ini, ada cara panggilan hormat yang harus dicatatkan, mendahului gelar dan/atau namanya seperti yang berikut:

a. Raja pemerintah: Duli Yang Maha Mulia,

b. Orang Kenamaan: Yang Berbahagia,

c. Perdana Menteri/Ketua Menteri/Menteri Besar: Yang Amat Berhormat,

d. Wakil Rakyat/Senator/Setiausaha Kerajaan Negeri/ Penasihat Undang-Undang Negeri; Yang Berhormat, (jika raja, Yang Berhormat Mulia),

e. Yang Dipertua Negeri/Duta Besar: Tuan Yang Terutama,

f. Ketua Hakim Negara: Yang Amat Arif,

g. Hakim: Yang Arif, (jika raja, Yang Arif Mulia),

h. Orang biasa: Tuan/Puan.

2.5.1.3 Kata Ganti Diri Ketiga

Dalam surat rasmi, rujukan orang ketiga tidak rumit. Ganti nama yang sesuai ialah beliau. Kata dia dapat juga digunakan, akan tetapi, penggunaannya dianggap kurang sopan. Raja pemerintah dan seumpamanya sebagai orang ketiga dirujuk sebagai baginda, bersama atau tanpa kata tuanku, seri paduka dan seumpamanya.
2.5.2 Ungkapan Khusus

Dalam surat-menyurat terdapat ungkapan yang bagaikan khusus bentuknya, hingga dapat membentuk gaya atau laras bahasa persuratan rasmi. Semua ini menjadi penanda dilihat daripada beberapa kelompok.

2.5.2.1 Penanda Rujukan

Penanda rujukan diwujudkan oleh ungkapan yang merujuk kembali perkara yang sudah berlaku atau disebut, mungkin secara langsung mahupun secara tidak langsung, seperti:

a. Merujuk (perkara yang tersebut di atas…)
b. Berhubung dengan (perenggan 2. Surat tuan….)
c. Sehubungan dengan (permohonan tuan untuk.....)
d. Berkenaan dengan (maklumat tersebut…..)
e. Menurut (pendapat yang dikemukakan…)
f. Menurut (aturan yang ditetapkan….)
g. dan lain-lain.

Selain ini, kita dapat menggunakan ayat lengkap. Misalnya:

a. Sukacita saya merujuk perkara yang tersebut di atas.
b. Percakapan kita tempoh hari dirujuk.

2.5.2.2 Penanda Penyertaan

Ungkapan ini memberi semacam tanda bahawa disertakan sesuatu dengan surat berkaitan, misalnya:

a. Bersama-sama ini (disertakan….),
b. Dengan ini (saya lampirkan…)


2.5.2.3 Penanda Pemakluman

a. Dimaklumkan bahawa…
b. Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…
c. Sukacita/dukacita dimaklumkan bahawa…
d. Seperti yang sedia tuan/puan maklumi bahawa…
e. Sukacita saya memaklumi tuan bahawa…
f. Sukacita saya memaklumkan bahawa…

2.5.2.4 Penanda Sebab-Musabab

Penanda sebab musabab berfungsi menimbulkan perkaitan peristiwa. Antara ungkapan yang lazim:

a. Berhubung dengan lawatan Yang Amat Berhormat Perdana Menteri ke Beijing, jabatan ini merancang mengikut sertakan dua orang wakil.

b. Oleh sebab 15 hari bulan hari Ahad, maka cuti am diganti pada hari Isnin, 16 hari bulan.

c. Atas kerjasama tuan (Oleh sebab tuan memberikan kerjasama), kami mengucapkan terima kasih banyak.

2.5.2.5 Penanda Perintah
Dalam surat rasmi, ungkapan perintah dapat dilihat dari dua sudut:

1. Perintah Hormat dapat diungkapkan dengan menggunakan ungkapan yang membawa maksud harapan, nasihat dan permohonan.

i. Perintah Hormat Harapan, seperti:
a. Saya harap tuan maklum bahawa…


b. Kami mengharapkan bahawa…
c. Perkara itu menjadi harapan kami bahawa…

ii. Perintah Hormat Nasihat, seperti:
a. Tuan dinasihati supaya…
b. Sukacita saya menasihati tuan…

iii Perintah Hormat Permohonan, seperti:
a. Tuan diminta mengemukakan…
b. Sukacita kami meminta tuan melaporkan diri,
c. Sila sampaikan borang tuan…

2. Perintah Kurang Hormat, yang menggunakan ungkapan yang ditandai kata arahan seperti:
a. Saya telah diarahkan supaya memberitahu tuan…
b. Tuan diingatkan bahawa…
c. Puan dikehendaki melaporkan diri…

2.5.2.6 Penanda Matlamat

Penanda jenis ini menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai. Ungkapan yang menjalankan tugas ini biasanya bermula dengan kata “untuk”, seperti berikut:

a. Untuk tujuan…
b. Untuk makluman dan tindakan tuan…
c. Untuk makluman puan…
d. Untuk pertimbangan tuan…


2.5.2.7 Penanda Perwakilan

Ungkapan jenis ini diwujudkan untuk menyatakan bahawa surat tersebut ditulis bagi pihak atau ditulis sebagai wakil. Misalnya:

a. Bagi pihak rakan-rakan sejawatan dan diri saya sendiri, saya…
b. Saya, bagi pihak Pengarah, merakamkan penghargaan…

2.5.2.8 Penanda Pendapat

Umumnya, ungkapan yang menunjukkan pendapat ditandai oleh kata-kata seperti pendapat, fikiran, hemat, pandangan dan seumpamanya. Contohnya:

a. Pada pendapat saya, …
b. Pada fikiran kami, …
c. Kami berpandangan bahawa, …
d. Pada hemat kami, …

2.5.2.9 Penanda Sambungan

Ungkapan yang sering digunakan sebagai penanda sambungan termasuklah:

a. Sebagai lanjutan kepada surat saya …
b. Berikutan daripada percakapan telefon antara …

2.5.2.10 Penanda Sikap

Ada dua bentuk sikap: positif dan negatif.

1. Penanda Sikap Positif
Sikap positif dapat ditandai dengan ungkapan-ungkapan penghargaan, pernyataan kesanggupan, persetujuan dan seumpamanya.

Contohnya:
a. Saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana …
b. Kerjasama tuan itu sangat kami hargai.
c. Sukacita dimaklumkan bahawa tuan …
d. Kami tidak keberatan membantu …
e. Saya bersetuju membenarkan tuan …

2.2. Penanda Sikap Negatif

Sikap negatif ditandai dengan ungkapan-ungkapan yang berbentuk kesal, enggan dan seumpamanya seperti:

a. Dukacita dimaklumkan bahawa tuan …
b. Kejadian itu sangat dikesali …
c. Kami keberatan menerima cadangan tuan …
d. Saya memandang berat kejadian itu …

2.5.2.11 Penanda Jangkaan

Ada kalanya kita membuat andaian terhadap sesuatu. Untuk itu, kita tandai dengan ungkapan yang menunjukkan adanya andaian atau antisipasi seperti:

a. Segala kerjasama pihak tuan, kami dahului dengan …


2.5.2.12 Penanda Penamat

Penanda penamat ialah ungkapan yang menandai bahawa surat akan berakhir. Misalnya:

a. Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.


2.5.3 Struktur Ayat

Surat rasmi memperlihatkan struktur ayat tertentu. Biasanya, ayat pasif lebih disukai dalam surat rasmi. Ada beberapa kemungkinan mengapa hal ini berlaku.

Pertama, dalam ayat pasif, pelaku perbuatan boleh tidak disebut. Ini memungkinkan surat bersifat tidak peribadi, terutamanya dalam suasana perintah.

Kedua, ayat pasif mendahulukan dan mementingkan objek. Ini dapat mengarahkan perhatian penerima surat kepada persoalan yang dibawa.

2.5.4 Bahasa Akhir Surat

Umumnya, akhiran surat memadai dengan ungkapan:

a. Sekian.
b. Sekian, terima kasih.
c. Sekian, kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih.
d. Sekian, semoga mendapat tindak balas yang positif. Terima kasih.


2.6. KESIMPULAN

Surat rasmi mempunyai gaya dan laras bahasa yang tersendiri. Suasana yang ditimbulkan ialah suasana formal, baik secara peribadi mahupun secara tidak peribadi,yang secara sengaja menunjukkan adanya jarak antara pengirim dengan penerima. Umumnya, laras bahasa surat rasmi ditandai oleh penanda-penanda wacana tertentu.

Jika diteliti, terlihat betapa adanya unsur laras bahasa Inggeris dalam laras bahasa surat rasmi dalam bahasa Melayu. Ini semua hasil terjemahan dan pengaruh daripada bahasa Inggeris. Ada antaranya sesuai dengan struktur bahasa Melayu sementara sebahagian besarnya tidak. Oleh itu, wajarlah dicuba menulis surat rasmi mengikut struktur bahasa Melayu demi menimbulkan laras bahasa surat rasmi dalam bahasa Melayu.